Encerrar uma empresa que está enquadrada no regime do Simples Nacional pode parecer um processo simples, mas requer uma série de cuidados e o cumprimento de procedimentos específicos para evitar problemas futuros. No Brasil, o Simples Nacional é um regime tributário simplificado destinado a micro e pequenas empresas, e sua estrutura visa facilitar a gestão fiscal e tributária. No entanto, o encerramento de empresa dentro desse regime exige atenção para garantir que todas as obrigações legais e fiscais sejam devidamente cumpridas antes de solicitar a baixa do CNPJ.
Neste artigo, vamos abordar os principais cuidados que os empresários devem tomar ao encerrar uma empresa no Simples Nacional, garantindo que o processo seja feito corretamente e sem complicações futuras.
1. Revisão das Obrigações Tributárias
Mesmo que o Simples Nacional ofereça uma simplificação na forma de apuração e recolhimento de tributos, é fundamental que todas as obrigações fiscais estejam regularizadas antes de encerrar a empresa. O primeiro passo para um encerramento de empresa sem dores de cabeça é verificar se há pendências relacionadas às declarações e ao pagamento de tributos.
1.1. Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS)
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) é a guia utilizada pelas empresas para pagar os tributos devidos ao governo. Mesmo que a empresa tenha cessado suas operações, o DAS deve ser pago enquanto o CNPJ estiver ativo. Portanto, antes de solicitar a baixa do CNPJ, é importante verificar se todos os DAS foram pagos corretamente e se não há valores em aberto.
Caso existam pendências no pagamento do DAS, a empresa pode ser inscrita na Dívida Ativa da União, o que pode resultar em multas, bloqueios de contas bancárias e até na responsabilidade pessoal dos sócios pela dívida tributária.
1.2. Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI)
Além do pagamento do DAS, as empresas enquadradas no Simples Nacional também precisam entregar anualmente a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI). Essa declaração resume o faturamento anual da empresa e serve como base para o cálculo dos tributos devidos no regime.
Antes de encerrar a empresa, é essencial garantir que todas as declarações anuais foram entregues, mesmo que a empresa não tenha gerado faturamento em determinado ano. A ausência da entrega da DASN-SIMEI pode gerar multas e impedir o processo de encerramento da empresa.
1.3. Verificação de Tributos Municipais e Estaduais
Além das obrigações federais, as empresas no Simples Nacional também podem ter obrigações tributárias junto aos municípios e estados, como o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Dependendo da atividade e do local de atuação da empresa, esses tributos devem ser recolhidos regularmente.
Antes de solicitar a baixa do CNPJ, é necessário verificar junto à prefeitura e à Secretaria da Fazenda estadual se todos os tributos municipais e estaduais estão quitados. A existência de pendências pode inviabilizar o encerramento da empresa e gerar problemas fiscais futuros.
2. Regularização das Obrigações Trabalhistas
Se a empresa possui funcionários, é crucial que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas antes do encerramento de empresa. As obrigações trabalhistas envolvem desde o pagamento das verbas rescisórias até a quitação dos encargos sociais, como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e a Contribuição Previdenciária.
2.1. Pagamento de Verbas Rescisórias
Ao encerrar uma empresa, todos os empregados devem ser demitidos e receber suas respectivas verbas rescisórias, que incluem:
- Saldo de salário
- Aviso prévio
- Férias vencidas e proporcionais
- 13º salário proporcional
- Multa de 40% sobre o saldo do FGTS
O não pagamento dessas verbas pode resultar em ações trabalhistas, além de multas por parte da Justiça do Trabalho. Em casos extremos, a empresa pode ser impedida de encerrar suas atividades até que todas as pendências trabalhistas sejam resolvidas.
2.2. Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
A Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) é uma obrigação acessória que deve ser entregue mensalmente pelas empresas que possuem empregados. Ela informa à Receita Federal e à Caixa Econômica Federal os valores de FGTS devidos, além das contribuições previdenciárias recolhidas.
Antes de encerrar a empresa, é importante garantir que todas as GFIPs foram entregues e que os valores devidos foram pagos. A falta de entrega dessa obrigação pode gerar multas, além de impedir a baixa do CNPJ.
2.3. Emissão do Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)
Outro passo importante no encerramento de uma empresa com funcionários é a emissão do Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT). Esse documento formaliza a rescisão dos contratos de trabalho e é utilizado pelos empregados para solicitar o saque do FGTS e o seguro-desemprego.
A empresa deve emitir o TRCT para todos os empregados e garantir que eles recebam as orientações necessárias para sacar os benefícios a que têm direito. Esse processo deve ser conduzido com atenção para evitar reclamações trabalhistas e problemas legais futuros.
3. Regularização dos Contratos e Pendências Comerciais
O encerramento de empresa também envolve a regularização de contratos comerciais e a quitação de eventuais dívidas com fornecedores e parceiros. Para evitar complicações futuras, é fundamental que todos os contratos sejam encerrados de forma adequada e que todas as pendências sejam resolvidas antes de dar entrada no pedido de baixa do CNPJ.
3.1. Renegociação de Dívidas
Caso a empresa tenha dívidas com fornecedores ou parceiros comerciais, é recomendável que elas sejam negociadas e quitadas antes do encerramento. Em muitos casos, os credores podem entrar com ações judiciais contra a empresa, o que pode complicar o processo de encerramento e resultar em bloqueios judiciais.
Se a empresa não tem condições de quitar suas dívidas integralmente, é possível buscar acordos para o parcelamento dos valores ou a renegociação das condições de pagamento. Dessa forma, a empresa pode encerrar suas atividades sem deixar passivos que possam comprometer a baixa do CNPJ.
3.2. Cancelamento de Contratos de Aluguel e Serviços
Empresas que possuem contratos de aluguel, fornecimento de serviços ou licenciamento de softwares devem formalizar o cancelamento desses contratos antes do encerramento. Isso inclui a devolução de imóveis alugados, o cancelamento de linhas telefônicas, serviços de internet, contratos de consultoria e qualquer outro tipo de prestação de serviço.
O cancelamento desses contratos deve ser feito de forma organizada, com a comunicação oficial aos fornecedores e parceiros, evitando que a empresa seja cobrada por serviços ou alugueis após o encerramento de suas atividades.
4. Procedimentos Burocráticos para a Baixa do CNPJ
Após regularizar todas as obrigações fiscais, trabalhistas e comerciais, chega o momento de formalizar o encerramento de empresa junto aos órgãos competentes. O processo de baixa do CNPJ envolve uma série de procedimentos burocráticos que devem ser seguidos corretamente para garantir que a empresa seja encerrada sem pendências.
4.1. Junta Comercial ou Cartório
O primeiro passo para encerrar uma empresa é solicitar a baixa do registro na Junta Comercial (para sociedades limitadas e empresas individuais) ou no cartório de registro civil (para empresas de sociedade simples). O processo envolve a entrega de documentos como:
- Requerimento de arquivamento de distrato social (para sociedades limitadas)
- Certidão negativa de débitos tributários
- Certidão negativa de débitos trabalhistas
Esses documentos comprovam que a empresa está regularizada junto aos órgãos fiscais e trabalhistas, permitindo que o registro da empresa seja encerrado.
4.2. Receita Federal
Após encerrar o registro na Junta Comercial ou no cartório, é necessário solicitar a baixa do CNPJ junto à Receita Federal. O processo de baixa do CNPJ pode ser feito online, por meio do site da Receita Federal, e envolve a entrega de documentos como o pedido de baixa de inscrição e a declaração de encerramento de atividades.
A Receita Federal, por sua vez, verificará se a empresa possui pendências fiscais. Caso não haja irregularidades, o CNPJ será baixado, e a empresa será oficialmente encerrada.
4.3. Prefeituras e Órgãos Estaduais
Além da baixa na Receita Federal, as empresas enquadradas no Simples Nacional também precisam solicitar a baixa do cadastro municipal (para empresas prestadoras de serviços) e estadual (para empresas que realizam atividades de comércio). Cada município e estado possui suas próprias exigências e documentos, mas geralmente é necessário entregar certidões negativas de débitos e um pedido formal de encerramento das atividades.
Esse processo garante que a empresa seja encerrada em todas as esferas (federal, estadual e municipal), evitando problemas fiscais futuros.
5. O Papel da Contabilidade no Encerramento de Empresa no Simples Nacional
Para garantir que todos os procedimentos sejam realizados de forma correta, é altamente recomendável contar com o apoio de uma contabilidade especializada no encerramento de empresa no Simples Nacional. O contador será responsável por orientar o empresário em todas as etapas do processo, desde a regularização das obrigações fiscais até a solicitação de baixa do CNPJ.
Além disso, o contador pode realizar um diagnóstico completo da situação fiscal da empresa, identificando eventuais pendências que precisam ser resolvidas antes de encerrar as atividades. Com o suporte de um profissional qualificado, o empresário pode evitar erros que poderiam atrasar o processo de encerramento ou gerar complicações fiscais e jurídicas no futuro.
O encerramento de uma empresa no Simples Nacional pode ser um processo complexo, mas com os cuidados certos e o apoio de uma contabilidade especializada, é possível garantir que tudo seja feito de forma correta e sem complicações. Para obter mais informações sobre o encerramento de empresa, acesse Contador de Sucesso e saiba como proceder com segurança.
