Encerrar um CNPJ pode parecer um processo burocrático e complicado, mas com o passo a passo certo, você pode dar baixa na sua empresa com segurança e dentro da legalidade. Se você decidiu encerrar suas atividades empresariais e está em busca de informações atualizadas, este guia é para você.
Neste artigo, vamos explicar em detalhes como dar baixa no CNPJ em 2025, com base nas normas da Receita Federal, da Junta Comercial de São Paulo e demais órgãos envolvidos.
Por que é importante dar baixa no CNPJ?
Muitos empreendedores simplesmente deixam de usar o CNPJ e acreditam que ele será automaticamente encerrado. Isso é um erro!
Enquanto o CNPJ estiver ativo, sua empresa continua:
- Obrigada a entregar declarações fiscais, mesmo sem faturamento.
- Sujeita a multas por omissão de informações ou não pagamento de tributos.
- Envolvida em dívidas e pendências, inclusive com protestos e negativação do CPF dos sócios.
Por isso, o encerramento formal do CNPJ é fundamental para evitar problemas com o fisco, manter o nome limpo e fechar o ciclo da empresa de forma legal.
Etapas para dar baixa no CNPJ em 2025
1. Verifique a situação fiscal da empresa
Antes de iniciar o processo de baixa, é necessário verificar se há pendências junto aos seguintes órgãos:
- Receita Federal (declarações em atraso, débitos de tributos federais)
- Prefeitura (ISS, taxas de fiscalização e alvará)
- Secretaria da Fazenda Estadual (ICMS e obrigações acessórias, se for o caso)
- Junta Comercial (registro ativo)
Caso haja débitos, é importante regularizar ou parcelar antes de solicitar a baixa.
2. Encerrar atividades na contabilidade
O contador deve preparar:
- Demonstrações contábeis de encerramento
- Livros contábeis e fiscais
- Apuração final de tributos
- Declarações obrigatórias de encerramento (como a DEFIS no Simples Nacional ou a DCTF para empresas do Lucro Presumido/Real)
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3. Solicitar a baixa na Junta Comercial
Essa é uma das etapas principais do processo. A Junta Comercial de cada estado tem suas próprias regras e exigências. No caso de São Paulo, o processo é feito 100% online via o sistema Junta Digital.
Documentos exigidos:
- Requerimento de Empresário (para EI) ou Requerimento de Extinção (para LTDA, EIRELI ou S/A)
- Distrato Social assinado por todos os sócios (no caso de LTDA)
- Comprovante de pagamento da taxa da Junta (ou isenção para MEI)
- Documento de identidade dos sócios
- Procuração (caso haja representante legal)
Após o protocolo, a Junta Comercial analisa o processo e publica a extinção no cadastro estadual.
4. Dar baixa no CNPJ na Receita Federal
Com o deferimento da Junta Comercial em mãos, o próximo passo é acessar o sistema Coleta Web da Receita Federal:
- Acesse: https://gov.br/receitafederal
- Entre com sua conta Gov.br
- Escolha “Solicitar baixa do CNPJ”
- Informe os dados da empresa
- Anexe os documentos da Junta Comercial
- Envie e aguarde o deferimento
Se não houver pendências, a Receita Federal concluirá a baixa do CNPJ em poucos dias úteis.
E se a empresa for MEI?
No caso do Microempreendedor Individual (MEI), o processo é muito mais simples:
- Acesse o Portal do Empreendedor
- Clique em “Baixa da Empresa”
- Faça login com sua conta Gov.br
- Siga os passos e confirme a baixa
Importante: Mesmo sendo MEI, é necessário entregar a DASN-SIMEI de encerramento e guardar os comprovantes por pelo menos 5 anos.
Documentos que devem ser arquivados após o encerramento
Após encerrar o CNPJ, é importante guardar os seguintes documentos por pelo menos 5 anos (ou até 10 anos, em alguns casos):
- Protocolo e recibo de baixa da Receita Federal
- Certidão de baixa da Junta Comercial
- Declarações fiscais dos últimos anos
- Livros contábeis
- Distrato Social
- Comprovantes de pagamento de impostos
Esses documentos podem ser exigidos em fiscalizações futuras ou para comprovar que a empresa foi encerrada corretamente.
Custos para dar baixa no CNPJ
Os custos variam conforme o tipo da empresa e o estado em que ela está registrada. Veja uma estimativa:
| Tipo de Empresa | Custo Aproximado |
|---|---|
| MEI | Gratuito |
| EI | R$ 100 a R$ 200 |
| LTDA / EIRELI | R$ 200 a R$ 500 |
Além disso, há os honorários contábeis, que podem variar conforme a complexidade do encerramento. Em média, um serviço de contabilidade online cobra entre R$ 300 e R$ 800 pelo processo completo.
Posso dar baixa mesmo com dívidas?
Sim, é possível dar baixa mesmo com dívidas. A empresa deixará de existir, mas as obrigações dos sócios permanecem. Isso significa que:
- Dívidas tributárias podem ser cobradas dos sócios
- Dívidas trabalhistas e bancárias também podem ser executadas
- O CPF dos sócios pode ser negativado
Por isso, sempre que possível, negocie e regularize antes de encerrar a empresa.
Erros comuns ao tentar encerrar um CNPJ
- Achar que o CNPJ é encerrado automaticamente
- Não entregar declarações de encerramento
- Deixar pendências com a Prefeitura
- Ignorar os livros contábeis e distrato social
- Não contratar um contador para fazer o processo corretamente
Evite esses erros para não ter problemas no futuro!
Quanto tempo leva para dar baixa no CNPJ?
O prazo varia conforme o tipo de empresa e a agilidade dos órgãos, mas em geral:
- MEI: 1 a 3 dias úteis
- ME e LTDA: 10 a 30 dias úteis
Se houver pendências fiscais ou documentos incorretos, o processo pode demorar mais.
Vale a pena contratar um contador?
Sim. A baixa de uma empresa envolve:
- Declarações obrigatórias
- Obrigações contábeis
- Comunicação com diversos órgãos públicos
Um contador experiente pode cuidar de tudo para você e evitar multas, retrabalho ou indeferimentos.
💼 Se você está em São Paulo, recomendamos a contabilidade online em SP, que oferece um serviço rápido, seguro e com ótimo custo-benefício para quem deseja encerrar o CNPJ sem dores de cabeça.
Conclusão
Dar baixa no CNPJ é um processo que exige atenção, planejamento e conhecimento das regras atualizadas da Receita Federal e demais órgãos. Encerrar a empresa de forma correta é uma forma de proteger seu nome, seu CPF e evitar problemas fiscais no futuro.
Agora que você já sabe como dar baixa no CNPJ, conte com o suporte de uma contabilidade especializada para fazer isso com segurança e agilidade.
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