Encerrar formalmente uma empresa em São Paulo requer seguir procedimentos detalhados e, principalmente, reunir a documentação correta. A baixa de CNPJ não é um processo simples, e a falta de um documento pode atrasar a finalização do encerramento e trazer complicações fiscais para os sócios. Por isso, entender quais são os documentos necessários para dar baixa no CNPJ é o primeiro passo para um processo eficiente e livre de penalidades.
Neste artigo, vamos abordar todos os documentos necessários para a baixa de CNPJ em São Paulo, conforme o tipo de empresa, seu regime tributário, e as peculiaridades de cada caso. Além disso, ressaltaremos a importância de um bom acompanhamento contábil durante todo o processo, seja ele feito presencialmente ou por meio de uma contabilidade online.
1. Principais Documentos para Baixar o CNPJ em São Paulo
O processo de baixa de CNPJ envolve a entrega de diferentes documentos tanto para a Receita Federal quanto para a Prefeitura de São Paulo e, em alguns casos, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Abaixo, destacamos os principais documentos exigidos para o encerramento das atividades empresariais:
a) Requerimento de Baixa do CNPJ
Este é o documento básico e inicial para formalizar o encerramento da empresa junto à Receita Federal. O requerimento de baixa é preenchido através do sistema da Receita Federal por meio do Coletor Nacional, onde o empresário ou seu contador deve informar o desejo de encerrar as atividades e solicitar a baixa do CNPJ.
O DBE (Documento Básico de Entrada) também faz parte deste processo e deve ser enviado junto ao requerimento de baixa.
b) Certidões Negativas de Débito
Para que a empresa possa ser baixada, ela precisa estar completamente regularizada junto aos órgãos fiscais. Isso significa que a empresa deve apresentar certidões negativas de débito (CNDs) que comprovam a quitação de todas as suas obrigações fiscais, tributárias e previdenciárias. As principais certidões são:
- CND da Receita Federal: Comprova que a empresa não possui débitos relacionados a tributos federais como IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/Cofins e outros tributos federais.
- CND do INSS: Caso a empresa tenha funcionários, será necessário apresentar uma certidão negativa comprovando que todas as contribuições previdenciárias (INSS) foram devidamente recolhidas.
- CND da Secretaria da Fazenda Estadual (quando aplicável): Para empresas que recolhem ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), será necessário apresentar uma certidão negativa emitida pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo.
- CND do Município: Empresas prestadoras de serviços devem solicitar a baixa do CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliário) na Prefeitura de São Paulo e apresentar uma certidão negativa de débitos municipais, que garante que todos os tributos municipais (como o ISS) foram quitados.
c) Declarações Fiscais e Tributos Pendentes
Antes de solicitar a baixa de CNPJ, a empresa deve garantir que todas as suas declarações fiscais estão em dia, incluindo a entrega da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), SPED Fiscal e EFD (Escrituração Fiscal Digital), conforme o regime de tributação em que a empresa está enquadrada.
Se a empresa estiver no Simples Nacional, também será necessário apresentar a Declaração de Extinção, que deve ser preenchida pelo portal do Simples Nacional. O não envio dessas declarações pode gerar multas e atrasos no processo de baixa.
d) Documentação Societária
A documentação societária é essencial para comprovar a formalização do encerramento da empresa. Entre os documentos exigidos estão:
- Contrato Social e Alterações Contratuais: O contrato social e todas as suas alterações precisam ser apresentados para confirmar a dissolução da sociedade, caso a empresa tenha mais de um sócio.
- Ata de Reunião de Encerramento: Em sociedades anônimas (S/A), é necessário formalizar uma ata de reunião, registrada em cartório, onde os sócios ou acionistas decidem pelo encerramento da empresa.
Esses documentos devem ser levados à Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP) para que o processo de baixa da empresa seja oficializado.
e) Declaração de Inatividade
Empresas que paralisaram suas atividades antes de iniciar o processo de baixa precisam declarar essa condição à Receita Federal. A Declaração de Inatividade é obrigatória para garantir que a empresa não seja penalizada pelo período em que esteve inativa. Essa declaração comprova que a empresa não realizou transações financeiras ou comerciais durante o período determinado.
f) Relatório de Pagamento de Tributos Pendentes
Caso a empresa tenha débitos fiscais, é necessário apresentar um relatório de pagamento que comprove a quitação de todas as obrigações pendentes. Este documento é especialmente importante para empresas que, por algum motivo, deixaram de pagar tributos durante seu funcionamento.
g) Relatório de Regularização Trabalhista
Empresas que possuem ou possuíam funcionários devem apresentar documentos que comprovem a quitação de todos os direitos trabalhistas. Isso inclui o pagamento de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), férias e 13º salário de todos os empregados, além de garantir que não existem dívidas trabalhistas em aberto.
Caso a empresa tenha passado por rescisões contratuais, será necessário comprovar que as verbas rescisórias foram corretamente pagas aos funcionários. A falta dessa documentação pode impedir a finalização da baixa do CNPJ.
2. Procedimentos Específicos para Empresas do Simples Nacional
Empresas enquadradas no regime do Simples Nacional têm algumas facilidades no processo de baixa de CNPJ, mas também precisam seguir um conjunto de procedimentos específicos. A principal diferença está na centralização do processo pela Receita Federal, que permite o envio digital de documentos por meio do Portal do Simples Nacional.
Além da já mencionada Declaração de Extinção, empresas do Simples Nacional devem se atentar às seguintes exigências:
- Regularização de Dívidas no DAS: O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) deve estar completamente quitado antes da solicitação de baixa. O não pagamento do DAS pode gerar multas e impedir o encerramento da empresa.
- Certidão Negativa do Simples Nacional: É necessário obter a certidão negativa de débitos no âmbito do Simples Nacional, o que comprova a quitação de todas as obrigações tributárias da empresa dentro deste regime.
3. Passo a Passo para Solicitar a Baixa do CNPJ
Agora que você já sabe quais documentos são necessários para baixar o CNPJ em São Paulo, vamos detalhar o passo a passo para solicitar o encerramento da empresa:
a) Verifique a Regularidade Fiscal
Antes de iniciar o processo de baixa, faça uma consulta junto à Receita Federal, à Prefeitura de São Paulo e à Secretaria da Fazenda do Estado (se aplicável) para verificar se há pendências fiscais. Regularize todas as dívidas e entregue as declarações fiscais em atraso, se necessário.
b) Preencha o DBE
Acesse o sistema da Receita Federal e preencha o DBE (Documento Básico de Entrada) com as informações necessárias para a solicitação da baixa de CNPJ.
c) Solicite a Baixa no Município e no Estado
Além de solicitar a baixa na Receita Federal, a empresa deve formalizar o encerramento junto à Prefeitura de São Paulo (no caso de prestadores de serviços) e na Secretaria da Fazenda do Estado (no caso de empresas do comércio e indústria). Essas solicitações garantem que a empresa não acumule débitos de ISS ou ICMS após o encerramento.
d) Apresente os Documentos à Junta Comercial
Por fim, leve toda a documentação societária, fiscal e trabalhista à JUCESP (Junta Comercial do Estado de São Paulo) para formalizar a baixa da empresa. A junta comercial é responsável por arquivar os documentos e registrar o encerramento da pessoa jurídica.
4. O Papel da Contabilidade no Processo de Baixa de CNPJ
Como você pode perceber, a baixa de CNPJ envolve diversas etapas e obrigações, tanto fiscais quanto legais. Por isso, contar com o suporte de uma contabilidade online pode ser fundamental para garantir que o processo seja realizado de forma rápida, eficiente e sem erros.
O contador é o profissional responsável por regularizar as pendências fiscais, preparar a documentação necessária e acompanhar o envio de todos os documentos aos órgãos competentes. Além disso, uma contabilidade online facilita o acompanhamento do processo de forma remota, sem a necessidade de visitas presenciais, o que acelera a conclusão do encerramento da empresa.
Este artigo abordou detalhadamente todos os documentos necessários para a baixa de CNPJ em São Paulo, com foco nas obrigações fiscais, trabalhistas e societárias.
