Um CNPJ inapto pode gerar inúmeros problemas para uma empresa, incluindo a suspensão de atividades comerciais, restrições de crédito e impossibilidade de emitir notas fiscais. Se sua empresa se encontra nessa situação, é essencial regularizá-la o mais rápido possível para evitar maiores complicações. Neste artigo, vamos apresentar 10 dicas práticas para regularizar um CNPJ inapto e retomar as atividades da sua empresa com tranquilidade.
1. Entenda o Que é um CNPJ Inapto
Antes de mais nada, é importante entender o que significa estar com o CNPJ inapto. Esse status é atribuído pela Receita Federal quando a empresa deixa de cumprir certas obrigações fiscais, como a entrega de declarações e documentos obrigatórios, geralmente por um período de dois anos consecutivos. Isso indica que a empresa está em situação irregular e, se não for corrigido, pode resultar na baixa do CNPJ.
Principais Causas para Inaptidão:
- Omissão de declarações fiscais, como a DCTF, EFD-Contribuições, entre outras.
- Falta de regularização em obrigações acessórias.
2. Verifique a Situação do CNPJ
O primeiro passo para regularizar o CNPJ é verificar a situação da empresa diretamente no site da Receita Federal. A consulta é rápida e pode ser feita com o número do CNPJ. Assim, você terá um diagnóstico completo do problema e saberá quais obrigações não foram cumpridas.
Como Fazer a Consulta:
- Acesse o site da Receita Federal.
- Utilize o número do CNPJ da sua empresa para verificar a situação cadastral.
- O relatório gerado mostrará as pendências e o motivo da inaptidão.
3. Regularize as Declarações Omitidas
A omissão de declarações fiscais é uma das principais causas da inaptidão do CNPJ. Para regularizar a situação, é necessário identificar quais declarações não foram entregues e enviá-las o mais rápido possível. Isso pode incluir declarações como:
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital);
- SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Dica Importante:
Mesmo que a empresa não tenha movimentação, ainda assim é necessário enviar as declarações zeradas, caso contrário, a empresa fica em situação irregular.
4. Pague Multas e Tributos Pendentes
Após o envio das declarações omitidas, a Receita Federal pode aplicar multas por atraso na entrega dos documentos. Para regularizar a situação, é necessário emitir e pagar essas multas, além de qualquer tributo pendente relacionado às obrigações não cumpridas.
Como Pagar as Multas:
- Acesse o portal da Receita Federal e emita o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) referente às multas aplicadas.
- Realize o pagamento dentro do prazo para evitar juros e outras complicações.
5. Atualize os Dados da Empresa
Manter os dados cadastrais da empresa atualizados é essencial para evitar problemas com o CNPJ. Isso inclui informações sobre o endereço, atividades econômicas (CNAE), quadro societário e contatos. Verifique no sistema da Receita Federal se as informações estão corretas e faça as atualizações necessárias.
Como Atualizar:
- Utilize o Coletor Nacional da Receita Federal para atualizar os dados cadastrais da empresa.
- Verifique também as informações registradas na Junta Comercial e órgãos municipais.
6. Regularize a Situação no Simples Nacional (Se Aplicável)
Se a sua empresa está inscrita no Simples Nacional, é possível que a inaptidão do CNPJ esteja relacionada a pendências nesse regime tributário. Certifique-se de que todas as declarações e pagamentos do DASN-SIMEI e outros documentos exigidos pelo Simples estão em dia.
Passos para Regularização no Simples:
- Acesse o portal do Simples Nacional e verifique as pendências.
- Regularize os débitos e entregue as declarações omitidas.
7. Procure Profissionais de Contabilidade Especializados
A regularização de um CNPJ inapto pode envolver uma série de obrigações fiscais complexas. Contar com o suporte de uma contabilidade especializada facilita o processo e garante que todas as etapas sejam cumpridas corretamente. Um contador pode ajudar a identificar rapidamente as pendências e realizar os procedimentos necessários junto à Receita Federal.
Benefícios de Contratar uma Contabilidade:
- Evita erros e retrabalho.
- Garante o cumprimento correto das obrigações fiscais.
- Acelera o processo de regularização.
8. Solicite o Reenquadramento no Regime Tributário (Se Necessário)
Dependendo do motivo da inaptidão, pode ser necessário solicitar o reenquadramento da empresa no regime tributário. Isso é comum quando a empresa deixa de cumprir os requisitos do Simples Nacional ou do Lucro Presumido, por exemplo.
Como Fazer:
- Verifique com o contador qual o regime tributário mais adequado para sua empresa.
- Solicite o reenquadramento junto à Receita Federal após regularizar as pendências.
9. Emita Certidões Negativas de Débito
Após regularizar todas as pendências fiscais, é recomendável emitir uma Certidão Negativa de Débitos (CND) para garantir que sua empresa está completamente regularizada. Essa certidão é essencial para participar de licitações, obter financiamentos e evitar problemas futuros.
Como Emitir:
- Acesse o portal da Receita Federal e solicite a CND.
- Certifique-se de que não há pendências fiscais antes de fazer o pedido.
10. Mantenha a Empresa Regularizada no Futuro
Após todo o trabalho de regularização, o ideal é evitar que o CNPJ volte a ficar inapto. Para isso, mantenha um controle rigoroso sobre as obrigações fiscais da empresa. Utilize ferramentas de gestão contábil e conte com o suporte de uma contabilidade online para garantir que todas as declarações sejam entregues no prazo e os tributos pagos corretamente.
Dicas para Manter a Regularidade:
- Estabeleça lembretes para prazos de envio de declarações.
- Realize a escrituração contábil e fiscal periodicamente.
- Use serviços de contabilidade online para automatizar processos.
Conclusão
Regularizar um CNPJ inapto pode parecer um processo complexo, mas com as orientações corretas e o auxílio de profissionais qualificados, você pode resolver a situação rapidamente e evitar complicações futuras. Seguir essas 10 dicas vai te ajudar a identificar as pendências, enviar as declarações atrasadas, pagar as multas devidas e manter sua empresa em conformidade com a Receita Federal.
Se precisar de ajuda para regularizar o seu CNPJ, considere contar com o suporte de um serviço de contabilidade online, como o oferecido pela Contador de Sucesso, que garante todo o suporte necessário para resolver essa situação com agilidade e segurança.
