Encerrar uma empresa pode ser uma decisão difícil, mas em muitos casos é o caminho mais sensato quando o negócio já não é viável ou quando o empreendedor decide seguir outro rumo. O processo de baixa de CNPJ envolve uma série de etapas e requer o cumprimento de diversas obrigações fiscais e burocráticas. Em São Paulo, o procedimento pode ser especialmente complexo, devido à necessidade de se lidar com múltiplos órgãos, como a Receita Federal, a Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP), e as secretarias estaduais e municipais.
Neste artigo, vamos abordar detalhadamente o passo a passo para baixar o CNPJ em São Paulo, desde a decisão de encerramento da empresa até a finalização do processo com a obtenção das certidões negativas. Além disso, discutiremos como utilizar a contabilidade online pode facilitar o processo e evitar problemas comuns.
1. Planejamento: Decisão de Encerramento da Empresa
Antes de iniciar qualquer procedimento burocrático, é essencial que o empresário faça uma análise completa da situação financeira e jurídica da empresa. O encerramento de um CNPJ deve ser planejado, levando em consideração todas as pendências fiscais, trabalhistas e societárias.
a) Revisão das Obrigações Fiscais e Financeiras
Uma das primeiras etapas do planejamento é revisar todas as obrigações fiscais da empresa. Verifique se existem tributos em atraso, declarações pendentes ou qualquer outro tipo de dívida fiscal ou trabalhista. Regularizar essas pendências antes de iniciar o processo de baixa de CNPJ é fundamental para evitar complicações no futuro.
b) Comunicação aos Sócios e Funcionários
Se a empresa possui sócios, todos devem estar cientes e de acordo com a decisão de encerrar as atividades. Caso haja funcionários registrados, será necessário realizar a rescisão de contrato de trabalho e garantir que todos os direitos trabalhistas, como FGTS e aviso prévio, sejam devidamente quitados.
c) Consulta à Contabilidade
Consultar o contador é um passo essencial. Um profissional de contabilidade irá orientar sobre todas as obrigações acessórias que precisam ser entregues, quais tributos devem ser pagos e como proceder para encerrar a empresa corretamente. Para facilitar o processo e reduzir custos, muitos empreendedores optam por serviços de contabilidade online, que oferecem suporte remoto e ágil.
2. Procedimentos Iniciais para a Baixa do CNPJ
Após o planejamento e a decisão formal de encerrar as atividades, o processo de baixa de CNPJ deve ser iniciado. Ele envolve a atuação junto a diferentes órgãos, começando pela Junta Comercial e passando pela Receita Federal e as secretarias estaduais e municipais.
a) Elaboração do Distrato Social
Se a empresa for uma sociedade, será necessário elaborar o distrato social, que é o documento que formaliza a dissolução da sociedade. O distrato deve incluir:
- O motivo pelo qual a empresa está sendo encerrada;
- A distribuição dos bens e dívidas da sociedade;
- A aprovação da dissolução por todos os sócios.
O distrato social precisa ser assinado por todos os sócios e levado para arquivamento na Junta Comercial. Empresas individuais, como o MEI, não precisam apresentar distrato, mas devem seguir outros passos específicos para encerrar suas atividades.
b) Encerramento na Junta Comercial
O segundo passo é registrar o encerramento da empresa na Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP). Para isso, é necessário apresentar o distrato social, além de outros documentos, como:
- Formulário de requerimento de baixa;
- Comprovante de pagamento das taxas da JUCESP;
- Cópias autenticadas dos documentos dos sócios.
O registro na JUCESP é obrigatório para todos os tipos de empresas que têm contrato social registrado na junta, como sociedades limitadas (LTDA) e empresários individuais. Empresas do Simples Nacional, além de registrarem o distrato na Junta Comercial, também devem seguir procedimentos específicos no Portal do Simples.
c) Regularização nas Prefeituras e na Secretaria da Fazenda Estadual
Além da Junta Comercial, a empresa precisa regularizar sua situação junto à Secretaria da Fazenda Estadual (para empresas que recolhem ICMS) e à Prefeitura de São Paulo (para prestadores de serviços que recolhem ISS). Ambas as instituições exigem a quitação de tributos em aberto e a entrega de todas as obrigações acessórias.
As empresas que atuam no comércio ou na indústria, por exemplo, devem solicitar a baixa do cadastro estadual na Secretaria da Fazenda, enquanto prestadoras de serviços precisam dar baixa no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM), junto à Prefeitura de São Paulo.
d) Baixa do CNPJ na Receita Federal
O encerramento da empresa só será efetivado com a baixa do CNPJ na Receita Federal. Para isso, é necessário realizar o procedimento online no site da Receita Federal e anexar toda a documentação exigida. A Receita Federal também exige a quitação de todos os débitos e o envio de declarações fiscais, como:
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social);
- SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), para empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real.
Se houver pendências fiscais, o processo de baixa do CNPJ será interrompido até que todas as obrigações estejam regularizadas.
3. Regularização de Obrigações Acessórias
Um dos pontos mais importantes do processo de baixa de CNPJ é a entrega das obrigações acessórias. Essas declarações são exigidas pelos órgãos fiscais para verificar se a empresa cumpriu todas as suas responsabilidades ao longo do tempo de atividade.
a) Declaração de Extinção do Simples Nacional
Empresas enquadradas no Simples Nacional precisam apresentar a Declaração de Extinção ao solicitar a baixa do CNPJ. Esse procedimento pode ser realizado diretamente no Portal do Simples Nacional e inclui o encerramento das atividades junto à Receita Federal, à Secretaria da Fazenda e ao município.
b) Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
A DCTF é uma declaração obrigatória para empresas optantes pelo Lucro Presumido ou Lucro Real. Ela informa à Receita Federal os tributos devidos pela empresa ao longo do tempo. Caso a DCTF não tenha sido entregue em algum período, será necessário regularizar a situação antes de solicitar a baixa do CNPJ.
c) Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP)
Empresas que tiveram funcionários devem regularizar o envio da GFIP, que informa à Previdência Social e à Receita Federal os valores devidos ao FGTS e às contribuições previdenciárias. A ausência dessa declaração pode gerar multas e complicações no processo de encerramento.
4. Obtenção de Certidões Negativas de Débito
A emissão das Certidões Negativas de Débito (CNDs) é um dos passos finais no processo de baixa de CNPJ. Essas certidões comprovam que a empresa não possui dívidas pendentes com os órgãos fiscais e são exigidas pela Receita Federal, pelo INSS, pelo município e pelo estado.
a) CND da Receita Federal
A Certidão Negativa de Débitos da Receita Federal comprova que a empresa está em dia com os tributos federais, como IRPJ, CSLL e PIS/Cofins. Empresas do Simples Nacional também precisam da CND para comprovar a regularidade com o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
b) CND do INSS
Empresas que tiveram empregados registrados precisam da CND do INSS, que comprova a regularidade com as contribuições previdenciárias e o FGTS. Para empresas que não possuem funcionários, a obtenção dessa certidão pode ser mais simples, mas ainda é obrigatória.
c) Certidão de Débitos Municipais
No caso de prestadores de serviço em São Paulo, a Certidão de Débitos Municipais é exigida para garantir que todos os tributos, como o ISS (Imposto Sobre Serviços), foram quitados.
d) Certidão de Débitos Estaduais
Empresas que atuam no comércio e na indústria também precisam da Certidão de Débitos Estaduais, emitida pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Essa certidão comprova a regularidade com o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
5. Finalização do Processo e Dicas Finais
Com todas as certidões emitidas e as obrigações regularizadas, o último passo é confirmar a baixa do CNPJ no site da Receita Federal. Após a finalização do processo, a empresa não terá mais obrigações fiscais, e os sócios poderão seguir em frente sem preocupações com dívidas pendentes.
a) Guarde Documentos Comprovantes
Após o encerramento, é fundamental guardar todos os documentos que comprovem a regularidade da empresa. Isso inclui:
- Certidões negativas;
- Documentação do distrato social;
- Comprovantes de quitação de tributos.
Esses documentos são importantes caso haja questionamentos futuros sobre a situação da empresa.
b) Avalie a Possibilidade de Reabrir a Empresa
Se o encerramento da empresa foi motivado por dificuldades financeiras, é importante avaliar a possibilidade de reabrir o negócio em um futuro próximo. Antes de iniciar essa nova jornada, considere reavaliar o planejamento, a estrutura e a estratégia do novo empreendimento para evitar repetir os mesmos erros.
Este artigo abordou detalhadamente o passo a passo para a baixa de CNPJ em São Paulo, desde o planejamento até a finalização do processo. É fundamental estar ciente de todas as etapas e obrigações, e contar com a ajuda de uma contabilidade online pode facilitar o processo, garantindo que tudo ocorra dentro da legalidade e sem complicações.
